公証役場の予約と持ち物

この記事は、株式会社の定款認証を受けるために公証役場へ行くことになったが、何を持っていけばいいのか、予約はどう取ればいいのか分からずにいる人に向けて書いています。 結論から言うと、公証役場は完全予約制で、いきなり訪ねても認証は受けられません。定款案を事前に送って公証人のチェックを受けたうえで日時を予約し、当日は発起人本人なら実印と発行後3か月以内の印鑑証明書を持参します。以下、予約の取り方・持ち物・当日の流れを、本人が行く場合・法人が発起人の場合・代理人に頼む場合に分けて整理します。

結論:予約は事前チェックのあと。持ち物は本人・法人・代理人で変わる

公証役場での定款認証は、飛び込みで受けられる手続きではありません。日本公証人連合会の公式サイトによれば、公証人が定款の内容などを事前にチェックしたあとで、認証を受ける日時の予約をする必要があるとされています(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年9月23日)。

持ち物は「誰が」公証役場に行くかで変わります。

• 発起人本人が個人として行く場合:実印+発行後3か月以内の印鑑証明書、または写真つき身分証明書+認印
• 発起人が法人の場合:法人の登記事項証明書、代表者の印鑑証明書などが追加で必要
• 代理人に依頼する場合:発起人の実印を押した委任状が必要

それぞれの詳細は次の見出し以降で説明します。なお、定款認証にかかる手数料の金額(資本金の額に応じた区分)や、株式会社と合同会社での手続きの違いは「株式会社の定款認証｜合同会社との手間の差」で扱っているので、費用の総額を知りたい場合はそちらもあわせて確認してください。

予約はどう取るか｜事前チェックから認証日決定までの手順

公証役場での予約は、いきなり日時を決めるのではなく、次の手順で進むのが一般的です。

1. 定款を認証できる公証役場を選んで連絡する。認証できるのは会社の本店所在地を管轄する法務局・地方法務局に所属する公証人だけで、管轄区域外の公証人がした認証は無効になる(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)
2. 作成した定款の案と、実質的支配者となるべき者の申告書を公証役場へ送り、事前調査を受ける(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。印鑑証明書や登記簿謄本を事前に送るかどうかは、公式ページに記載がないため、各公証役場の案内に従う
3. 公証人が内容をチェックし、修正が必要な箇所があれば指示を受けて反映する。この往復は複数回になることもある
4. 認証が可能な状態になったら、認証を受ける日時を予約する。公式サイトの予約方法は、メールまたは公証役場のホームページにある予約申込みフォームで、電話予約の記載は見当たらない(同サイト、確認日2026年10月9日)
5. 予約した日時に公証役場へ出向き、またはウェブ会議で、認証を受ける

この事前チェックの段階を経ずに予約だけ先に取ろうとすると、当日になって定款の不備が見つかり手続きが進まないことがある、という解説が複数の司法書士事務所・行政書士事務所のサイトに共通して見られます(確認日2026年9月23日、公的な統計としての裏づけは見当たりません)。事前チェックにかかる日数の目安や、条件を満たせば使える「48時間処理」については前掲の「株式会社の定款認証」で扱っています。

電子定款を自分で作る場合は、事前に用意すべき機材や電子署名の手順が別にあります。詳しくは「電子定款で4万円節約する方法」を確認してください。

当日の持ち物チェックリスト｜発起人本人が行く場合

発起人が個人で、本人が自分で公証役場に出向く場合の持ち物は次のとおりです(複数の司法書士事務所・行政書士事務所の解説記事による、確認日2026年9月23日)。

• □ 定款(発起人全員が実印を押印したもの。部数は次の見出しで説明)
• □ 実印+発行後3か月以内の印鑑証明書 (印鑑証明書は発行後3か月を超えると使えない。日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年9月23日)
• □ 実印を用意していない場合は、運転免許証・パスポート等の写真つき身分証明書+認印でも認められる場合がある(この扱いは解説記事によるもので、日本公証人連合会の公式ページには認印の記載がない。2026年10月9日確認。公証役場ごとに運用が異なるため、事前チェックの段階で確認しておく)
• □ 定款認証手数料+紙の定款の場合は収入印紙4万円分(電子定款なら印紙は不要。日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日。金額の内訳は前掲の039記事を参照)
• □ 実質的支配者となるべき者の申告書(次の見出しで詳しく説明。当日ではなく嘱託までに提出済みであることが前提)

発起人が法人の場合に追加で必要なもの

発起人(出資者)が個人ではなく法人である場合、日本公証人連合会の公式サイトには「会社が発起人の場合には、代表者の印鑑登録証明書のほかに会社の登記簿謄本が必要」とあります(確認日2026年10月9日)。そのほかの項目は解説記事による整理です(複数の司法書士事務所・行政書士事務所の解説記事による、確認日2026年9月23日)。

法人が発起人になる設立の形は個人だけの設立より書類が増えるため、事前チェックの段階で公証役場に一度確認し、不足がないか照らし合わせておくと当日の手戻りを減らせます。

本人が行けないとき｜委任状の文例

発起人本人が当日どうしても公証役場に行けない場合、代理人に依頼することができます。この場合、委任状の提出が必要で、登録印鑑(実印)を押印します(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。代理人本人も、個人の場合は印鑑証明書+実印、または写真つき身分証明書+認印のいずれかを持参します。

委任状に決まった書式はありませんが、次の内容を盛り込んでコピーして使える形にしておきます。実際に使う際は、氏名・住所・会社名・日付を自分の状況に置き換えてください。

委任状

私は、下記の者を代理人と定め、下記の権限を委任します。

代理人
住所:(代理人の住所)
氏名:(代理人の氏名)

委任事項
一、発起人(私)が作成した(会社名)の定款につき、
　公証人の認証を受ける嘱託手続き一切

(作成年月日)

発起人
住所:(発起人の住所)
氏名:(発起人の氏名)　実印

定款は何部用意するか

定款は、発起人全員が実印を押印したものを3通用意します。日本公証人連合会の公式サイトには「定款(原本)2通を公証人に提出します」「通常は定款3通を提出することになります」とあり、3通目は設立登記用の謄本です(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。内訳は次のとおりです。

電子定款の場合は紙の3通という考え方自体が当てはまらず、電子データとして公証役場に送信し、認証済みのデータを受け取る形になります。公式サイトによれば、電子定款の認証の面前審査は、希望がなければウェブ会議で行うのが原則です。来所を希望する場合は「ウェブ会議の利用を希望しない旨の申告書」を出します(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。電子定款を自分で作る際の必要機材や手順は「電子定款で4万円節約する方法」で扱っています。

実質的支配者となるべき者の申告書はいつまでに出すか

株式会社などの定款認証を依頼する際は、「実質的支配者となるべき者の申告書」の提出が必要です。日本公証人連合会の公式サイトによれば、この申告は嘱託(依頼)までに行う必要があり、書式は同連合会のホームページで提供されています。提出方法はメール・FAX・郵送・持参のいずれかです(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年9月23日)。

申告書には実質的支配者の氏名・住居・生年月日等と、暴力団員・国際テロリストに該当するかどうかを記載します(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。運転免許証やマイナンバーカードの写しなど本人確認書類を添付するという解説は複数の司法書士事務所・行政書士事務所の記事にありますが、公式ページには添付書類の記載が見当たりません(2026年10月9日確認)。「当日持っていけばよい書類」ではなく、事前チェックの段階で公証役場に提出しておくべき書類である点に注意してください。

当日の流れ・所要時間・手数料の支払い方法

事前チェックが終わり予約した日時になったら、当日の流れは次のようになります。

1. 予約した時間に公証役場へ出向く(電子定款はウェブ会議が原則。来所を希望する場合は申告書を出す。日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)
2. 公証人が定款・持参書類を最終確認する
3. 問題がなければ認証が行われ、手数料と(紙の定款の場合)収入印紙代を支払う
4. 認証済みの定款(謄本を含む)を受け取る

当日の所要時間について、日本公証人連合会が公式な統計を公表している情報は見当たりませんが、複数の司法書士事務所・行政書士事務所の解説記事では「事前チェックが済んでいてスムーズに進めば15〜30分程度」という目安が共通して挙げられています(確認日2026年9月23日)。定款に不備が見つかった場合は、その場での訂正や再訪問が必要になり、この目安より時間がかかることがあります。

手数料の支払いについて、日本公証人連合会の公式サイトには「手数料は、原則として、証書の正本等を交付する時に現金またはクレジットカードで支払っていただきます」と記載されています(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年9月23日)。事前振込ではなく、当日その場で払う形が原則です(例外的に予納を求められる場合もあります。手数料令6条)。ウェブ会議による認証の場合は、原則としてインターネットバンキングまたはクレジットカード納付で、手数料が振り込まれたことを確認してから認証する扱いです。他の方法は公証人との相談になります(日本公証人連合会公式サイト、確認日2026年10月9日)。手数料の金額そのもの(資本金の額による区分)は「株式会社の定款認証」で確認してください。

実体験について、正直に書きます

次にやること

まず、会社の本店所在地を管轄する公証役場に連絡し、定款案と実質的支配者となるべき者の申告書を事前チェックに出すところから始めてください。 印鑑証明書(法人発起人がいる場合は登記事項証明書も)を事前に求められるかは、その公証役場の案内に従います。 チェックが通って認証日の予約が取れたら、その日に間に合うタイミングで印鑑証明書(発行後3か月以内)を用意し、実質的支配者となるべき者の申告書を嘱託までに提出します。自分が当日行けない場合は、実印を押した委任状を代理人に持たせる準備も、予約が決まった時点で並行して進めておいてください。

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※本記事は2026年9月時点の日本公証人連合会公式サイト、および複数の司法書士事務所・行政書士事務所の公開情報の整理と、筆者個人の状況に基づくものです。所要時間・委任状の運用は法令に明記された数字ではなく実務上の目安であるため、実際の手続きにあたっては、必ず管轄の公証役場に直接確認してください。

出典 - 9-4 定款認証｜日本公証人連合会(予約の流れ、印鑑証明書の有効期限3か月、実質的支配者となるべき者の申告書の提出時期・提出方法、ウェブ会議認証の本人確認書類、確認日2026年9月23日) - 12 手数料｜日本公証人連合会(手数料の支払い方法、確認日2026年9月23日) - 当日の持ち物の細部(認印・写真つき身分証の扱い)・委任状の書式・所要時間の目安は、複数の司法書士事務所・行政書士事務所が公開している解説記事による整理です(法務局・日本公証人連合会の公式統計ではなく実務経験に基づく目安、確認日2026年9月23日)